Datenschutzerklärung

Datenschutz Bewerbungen bei der Berner Trading Holding GmbH & der Berner SE

Herzlich Willkommen in unserem Bewerbermanagement! Wir freuen uns über Ihr Interesse an unserem Unternehmen.

Im Folgenden möchten wir Sie über unsere Datenschutzgrundsätze im Bewerbungsverfahren informieren, die Ihnen die Vertraulichkeit Ihrer Bewerbung zusichern. Bitte lesen Sie die nachfolgend aufgeführten Datenschutzhinweise sorgfältig durch.

Personenbezogene Daten
Gegenstand des Datenschutzes sind personenbezogene Daten nach Art. 4 Abs. 1 EU Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO). Hierbei handelt es sich um Einzelangaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse wie z.B. Name, Adresse, E-Mail, Telefonnummer und weitere Angaben, die Sie uns im Rahmen des Bewerbungsverfahrens zur Verfügung stellen.

Einwilligung zur Verarbeitung und Nutzung
Sie erklären sich damit einverstanden, dass während des Bewerbungsprozesses an der Auswahl beteiligte MitarbeiterInnen der Berner Trading Holding GmbH und der Berner SE Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten haben. Ihre personenbezogenen Daten werden dabei vertraulich behandelt und ausschließlich innerbetrieblich zum Zweck der Bewerbungsabwicklung elektronisch gespeichert und genutzt. Ihre Daten werden in keiner Form von uns oder von uns beauftragten Personen an Dritte weitergegeben, es sei denn, dass hierzu Ihr Einverständnis oder eine behördliche Anordnung vorliegt. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt ausschließlich im EU-/EWR-Raum.

Bewerbung über unser Online-Bewerbungsformular
Wenn Sie sich für den Weg der Online-Bewerbung entscheiden, danken wir Ihnen. Sie erleichtern und beschleunigen damit erheblich die Bearbeitung Ihrer Bewerbung. In unserem Online-Bewerbungsformular werden Daten erfragt, die für die Bewerbung zwingend erforderlich sind. Diese sind als Pflichtfelder mit einem * gekennzeichnet. Darüber hinaus können Sie weitere freiwillige Angaben machen sowie Ihre Bewerbungsunterlagen als Anlage hinzufügen. Nach Zusendung Ihrer Daten erhalten Sie von uns eine Eingangsbestätigung Ihrer Bewerbung.
Über Ihre im Bewerbungsformular hinterlegten Zugangsdaten (E-Mail-Adresse und Passwort) können Sie sich jederzeit in Ihrem Bewerbercockpit anmelden und in Ihre Daten Einsicht nehmen, diese ändern oder löschen. Ihre Zugangsdaten sind nur Ihnen bekannt und sollten um Missbrauch zu vermeiden geheim gehalten werden.

Datenfreigabe
Im Online-Bewerbungsformular findet sich eine separate Datenfreigabeerklärung, durch die Sie zustimmen können, dass Ihre Bewerbung über eine konkrete Stellenbesetzung hinaus gespeichert werden darf, auch wenn Sie für die Stelle, auf die Sie sich konkret beworben haben, eine Absage erhalten. Erteilen Sie hierfür Ihre Zustimmung, besteht die Möglichkeit, dass wir Sie in den Bewerberpool aufnehmen und bei geeigneten, auf Ihr Profil passenden Stellen erneut kontaktieren. Ihre Bewerbung wird im Bewerberpool nach Abschluss des aktuellen Bewerbungsverfahrens maximal sechs Monate belassen. Danach löschen wir auch dort automatisch Ihre Daten.
Möchten Sie hingegen, dass Ihre Daten nur für das aktuelle Bewerbungsverfahren verwendet werden, so werden diese – unter Berücksichtigung der allgemeinen Aufbewahrungs- und Löschfristen laut Datenschutzgesetz – 2 Monate nach dessen Ablauf automatisch von uns gelöscht, wenn Sie die Datenfreigabe verweigert oder nicht erteilt haben.

Bewerbungen per E-Mail oder Post
Bewerben Sie sich per E-Mail oder Post, werden Ihre Daten für das Bewerberauswahlverfahren in unser Bewerbermanagementsystem eingepflegt. Im Falle einer Postbewerbung werden Ihre Dokumente eingescannt und Sie erhalten Ihre Unterlagen zurück. Bei E-Mail-Bewerbungen wird die Ihre Bewerbung betreffende E-Mail nach Einpflegung Ihrer Daten ins Bewerbermanagementsystem unverzüglich gelöscht.
Eine weitere Speicherung Ihrer Daten analog zur Online-Bewerbung erfolgt nur unter dem Vorbehalt Ihrer ausdrücklichen Einwilligung. Andernfalls werden Ihre Daten spätestens 2 Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens aus unserer Bewerberdatenbank gelöscht.

Zurückziehen einer Bewerbung
Sie können Ihre Bewerbung jederzeit zurückziehen. Ihre Bewerbung wird dann im Bewerbungsverfahren der ausgeschriebenen Stelle nicht mehr berücksichtigt. Wenn Sie Ihre Bewerbung zurückziehen, bleiben die Daten Ihres persönlichen Profils im System gespeichert, damit Ihnen diese zu einem späteren Zeitpunkt für eine weitere Bewerbung wieder zur Verfügung stehen. Sollten Sie dies nicht wünschen, müssen Sie Ihre Daten löschen.

Löschung der Daten
Sie haben jederzeit die Möglichkeit, Ihre Benutzerdaten im Bewerbercockpit unter „Profil löschen“ aus der Bewerberdatenbank entfernen zu lassen. Beachten Sie, dass Ihre Angaben dabei vollständig verloren gehen! Bei einer erneuten Registrierung bzw. Bewerbung müssen Sie alle Angaben erneut eingeben. Zudem können Ihre Daten nicht hinsichtlich anderer in Frage kommender Stellen berücksichtigt werden. Prüfen Sie deshalb, ob Sie Ihre Daten tatsächlich vollständig löschen möchten oder ob Sie diese nicht im System lassen und lediglich Ihr Profil ändern oder Ihre Bewerbung zurückziehen möchten.
Markieren Sie Ihr Profil zum Löschen, gelten die allgemeinen Aufbewahrungs- und Löschfristen laut Datenschutzgesetz. Daher löschen wir Ihre Daten sowie alle hinterlegten Bewerbungen erst nach Ablauf einer Frist von 2 Monaten.

Sicherheit im Umgang mit personenbezogenen Daten
Datenschutz hat für uns hohe Priorität. Daher setzen wir technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen ein, um Ihre Daten vor zufälliger oder vorsätzlicher Manipulation, Verlust, Zerstörung oder Zugriff unberechtigter Dritter zu schützen. Im Falle der Verarbeitung persönlicher Daten im genannten Rahmen werden diese Informationen in verschlüsselter Form übertragen. Die Vorkehrungen zur Datensicherung entsprechen dabei stets dem aktuellen Stand der Technik.

Vorbehalt
Die Berner Trading Holding GmbH und die Berner SE behalten sich das Recht vor, jederzeit diese Datenschutzerklärung unter Beachtung der datenschutzrechtlichen Vorgaben zu ändern.

Fragen und Auskünfte zur Datenverarbeitung
Sollten Sie noch Fragen oder Anregungen in Bezug auf den Datenschutz oder die Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten in unserem Bewerbermanagementsystem haben, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

Bitte wenden Sie sich hierzu an unseren externen Datenschutzbeauftragten:


Herr Michael Gruber
BSP-SECURITY
Franz-Mayer-Str. 1
D-93053 Regensburg
E-Mail: michael.gruber@bsp-security.de


Allgemeine Datenschutzerklärung
Weiterführende Informationen zum Thema Datenschutz finden sie unter
https://www.berner-group.com/datenschutz

Stand: 17.07.2018



Data protection for applications submitted to Berner Trading Holding GmbH & Berner SE

Welcome to our applicant management system! Thank you for your interest in our company.

We would like to inform you below about our data protection regulations for application processes that are designed to safeguard the confidentiality of your application. Please read the following data protection information carefully.

Personal data
Data protection deals with personal data according to Art. 4 (1) of the EU General Data Protection Regulation (GDPR). This includes individual items of data about personal or factual circumstances e.g. name, address, email, telephone number and other information that you make available to us as part of the application process.

Consent for the processing and use of data
You give your consent during the application process for those employees involved in the selection process at Berner Trading Holding GmbH and Berner SE to access your personal data. Your personal data will be dealt with confidentially and it will be saved electronically and used exclusively within the company for handling your application. Your data will not be passed on by us or persons commissioned by us in any form to third parties unless you have given your consent for this purpose or a legal order exists. Personal data will be exclusively processed within the EU/EEA region.

Applications via our online application form
We thank you for choosing to submit an online application. This method significantly simplifies and speeds up the processing of your application. In our online application form, you are requested to provide information that is absolutely necessary for the application process. These obligatory fields are marked with a *. In addition, you may also provide us with additional information on a voluntary basis and enclose your application documents as an attachment. You will receive an acknowledgement of receipt of your application after sending us your data.
Using the access data (email address and password) saved on the application form, you can log in to the applicant cockpit at any time to view, amend or delete your data. Your access data is only known to you and should be kept secret to avoid any misuse.

Consent for the further use of your data
The online application form contains a separate declaration about the further use of your data by which you give your consent for your application to be saved for more than just one specific job vacancy, even if you have received a rejection for the position that was the subject of your application. If you provide your consent in this context, it is possible that we will include you in our pool of applicants and contact you if we have suitable positions that match your profile. Your application will remain in the pool of applicants for a maximum of six months after the conclusion of the current application process. We will then also automatically delete your data there.
If you instead only want your data to be used for the current application process, it will be automatically deleted by us – subject to the general retention and deletion periods according to the German Data Protection Act – 2 months after the conclusion of the application process if you have refused or not given your consent to the further use of your data.

Applications via email or post
If you submit an application via email or post, your data will be maintained in our applicant management system for the applicant selection process. If you send your application by post, your documents will be scanned and then returned to you. If you send your application via email, the email about your application will be immediately deleted after your data has been entered into the applicant management system.
Any other saving of your data similar to the online application will only be carried out if you expressly provide us with your consent. Otherwise, your data will be deleted from our applicant database at the latest 2 months after the conclusion of the application process.

Withdrawing your application
You can withdraw your application at any time. Your application will then no longer be considered during the application process for the advertised position. If you withdraw your application, your data will remain saved in your personal profile in the system so that it is available for you to make another application at a later point in time. If you do not want your data to remain saved, you must delete your data from the system.

Deleting the data
You are able to delete your user data from the applicant database at any time via the applicant cockpit under the option “Delete profile”. Please note that your information will be completely deleted as a result! You will need to enter all your information again in the event of a new registration or application. In addition, your data cannot be considered for other suitable positions. Therefore, please consider whether you really want to completely delete your data or whether you want to leave it in the system and merely amend your profile or withdraw your application.
If you mark your profile for deletion, this process is subject to the general retention and deletion periods according to the German Data Protection Act. Therefore, we will only delete your data and all saved applications after a period of 2 months.

Security when handling personal data
Data protection has a high priority for us. Therefore, we use technical and organizational security measures to protect your data from accidental or deliberate manipulation, loss, destruction or access by unauthorized parties. If personal data is processed in the context described above, this information will be transferred in encrypted form. The precautions taken for the protection of data always correspond to the latest technical standards.

Reservation
Berner Trading Holding GmbH and Berner SE reserve the right to amend this data protection statement at any time subject to data protection regulations.

Questions and information about data processing
If you have any questions or suggestions with respect to data protection or the processing of your personal data in our applicant management system, please do not hesitate to contact us.

Please contact our external Data Protection Officer for this purpose:


Mr. Michael Gruber
BSP-SECURITY
Franz-Mayer-Str. 1
D-93053 Regensburg
Email: michael.gruber@bsp-security.de


General Data Privacy Statement
You will find further information about data protection under
https://www.berner-group.com/datenschutz
Version: 17/07/2018